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Las 5 causas más comunes por las que el equipo no sigue los procesos

1.- Porque piensan que los procesos no tienen sentido

Es la tarea de la PMO explicar convenientemente la contribución de cada proceso en el desarrollo de los proyectos. Por otro lado, cada proyecto necesita que sus procesos estén en su justa escala, para no añadir burocracia innecesaria al proyecto. Será el Jefe de Proyecto el que se apoye en la PMO para ajustar los procesos al tamaño y complejidad de su proyecto.

2.- Porque piensan que no son efectivos

Por ello es tarea de la PMO demostrar los beneficios que tiene la consecución de los objetivos de proyecto. Pero si un miembro del equipo es capaz de convencer a la PMO de que un proceso no es efectivo, habrá de ser modificado para conseguir que contribuya en su justa medida a la consecución de los objetivos de proyecto. Unos procesos que solo entorpecen, sobran. Si contribuyen a objetivos más elevados, éstos han de ser explicados en detalle al equipo para que lo entiendan y lo compartan.

3.- Porque sienten que solo sirven para controlarles

Efectivamente se añade una capa de control al trabajo de los miembros del proyecto, pero hay que explicar con detalle que el objetivo final es mejorar el proyecto, y conseguir eliminar la resistencia al cambio que aparece en algunas personas. La sensación de control personal ha de ser trasladada al hecho de que para controlar el avance y recorrido del proyecto hay que tener inputs de todo el equipo.

4.- La falta de apoyo de otros miembros del equipo

La falta de alineamiento de algún miembro del equipo sin consecuencias supone un apoyo adicional a cualquiera otro que dude. Por ello, hay que ser efectivo en hacer entender el fondo de los procesos y estar atento a las debilidades que puedan darse en el seno del equipo. La cadena siempre es lo fuerte que es el miembro más débil, por eso hay que conseguir fortalecer el sentimiento de propiedad e identificación de todos los miembros por igual.

5.- El propio jefe de proyecto o personal de la capa de gestión no cumple los procesos.

Si el líder de proyecto, el sponsor, o cualquier miembro de la capa de gestión no cumple los procesos es complicado hacer cumplir a los miembros del equipo. Ha de conseguirse desde la PMO que los procesos sean completados y seguidos por todos los miembros de la organización, incluyendo la a las personas que ocupan la punta de la pirámide.

Esperemos que este post sirva para que, conocidas las causas, velemos para evitar que se materialicen en nuestros proyectos.

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