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Escribir bien un correo electrónico mejora tu comunicación y la productividad del que lo recibe

El correo electrónico es el servicio Internet que más utilizamos. En la mayoría de los casos constituye el principal canal de información. Escribir bien un correo electrónico va a mejorar tu comunicación y la productividad del que lo recibe. El mejor método para conseguir mejorarlo es pensar en quien lo va a recibir. Y vamos a ver cómo creo que hay algunos errores muy comunes.

He revisado muchos correos recibidos para señalar los 10 errores que con más frecuencia encuentro en el día a día.

1. Correo no deseado

Ya no es solo el SPAM. Aunque lo habitual es que sean mensajes comerciales, a veces llegan correos que no necesito para nada (ni me informan ni necesitan una acción por mi parte). Por ejemplo, las cadenas de correos.

2. Aportan muy poco

Aunque tenga toda la buena intención, no aporta nada. Por ejemplo, responder con ‘Muchas Gracias’ o ‘Recibido’ a un mail en el que estabas en copia. Tampoco aportan los diseños extravagantes como los fondos con flores, animaciones, gráficos inútiles, etc.

3. No se entiende

Hay mensajes que están mal escritos. Tienen faltas de ortografía, utilizan modelos de comunicación informal que dificultan su lectura o una gramática indescifrable. Escribir bien es una competencia imprescindible. Para ello hay que empezar por expresarse bien.

4. Demasiado largo

Hay correos que lleva más de 10 minutos leerlos o procesarlos. No se ven en la pantalla y hay que moverse arriba y abajo para analizarlos con cuidado. Leer algo extenso en un computador es tedioso. Estos mails promueven el retraso en su lectura, para buscar un tiempo de calidad que muchas veces no llega. No hagamos cuentos, hagamos mails.

5. Estructura incomprensible

Muchas veces no hay un ‘Hola’ o un ‘Adiós’. O no hay espacios entre párrafos, o no hay viñetas para separar las ideas, o ‘estáescritotodojunto’. Una parte del escribir bien es utilizar la redacción para mostrar las ideas de forma ordenada y estructurada. Lo mismo pasa al responder sobre otro mensaje.

6. Título poco representativo

Lo primero que se ve en un mensaje es el Título (Asunto/Subject) y nos indica cuál es la idea del mensaje. La mayor parte de los títulos no tienen que ver, o no nos dan ninguna pista de sobre qué va el mensaje. Un título adecuado nunca será largo. Un máximo de 7 palabras puede ser una medida como inicio.

7. Archivos Adjuntos Inútiles

Muchos usuarios incluyen en archivos adjuntos información que se puede incluir en el correo (y que es mucho más fácil y rápido leer). Por ejemplo, la convocatoria a una reunión o la agenda de un evento. Idealmente, los adjuntos deberían tender a ser cero, utilizando los enlaces a documentos ubicados en repositorios por todos accesibles, pero mientras eso llega, debemos ser ‘económicos’ en la cantidad de información que movemos en los mails.

8. Firmas Inútiles

Hay mensajes donde hay mayor número de caracteres en la firma (o en las notas de confidencialidad) que en el contenido del correo. Esas firmas que aparecen al final del mensaje a veces se convierten en el propio mensaje (y no es la idea). A veces tenemos que ceñirnos a un convenio formal de obligado cumplimiento, pero hemos de ser escuetos, restringiendo el uso de la firma entre miembros de la misma empresa con los que trabajamos a diario, y en las respuestas reiterativas.

9. Mensaje Instantáneo

El correo electrónico es una herramienta asíncrona pero muchos usuarios lo utilizan como síncrona. Y se produce una ida y venida de mensajes que consumen tiempo. El email no sustituye al teléfono ni a la mensajería instantánea, son herramientas distintas. Si es urgente llama por teléfono. Si quieres mantener una conversación usa el teléfono. Si quieres chatear usa un servicio de chat. Para acciones que requieran acciones inmediatas no se deberá usar el mail. Si esperas respuesta en un plazo inferior a 24 horas (fijarse en los fines de semana) no es el canal adecuado.

10. Tono Inadecuado

Algo que se puede decir de palabra o es adecuado en un contexto, al escribirlo y desprenderse de todo el lenguaje no verbal puede enviar un mensaje totalmente contrario a lo que se pensaba. Recuerda que cuando escribes un correo no sabes quién lo va a leer. Probablemente alguien más que tu destinatario (dado que él lo reenviará, o lo imprimirá). Muchos malentendidos sobre el tono de un mensaje tienen que ver con su contenido y su oportunidad. Intentemos ponernos en el lugar del que lo recibe para intentar entender este punto tan crítico en su plenitud.

Quizá todos estos errores se resumen en tres competencias básicas que no están del todo desarrolladas:

1. Escribir Bien. Y eso lleva tiempo y práctica.

2. Ir al Grano: claro, conciso, concreto, coherente (las 4Cs).

3. Usar el email para lo que está diseñado.

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